直接上級:執(zhí)行主任
下屬團隊:全國行政團隊(15-20人)
主要工作地點:北京
崗位職責(zé):1. 建立并完善事務(wù)所行政管理體系,制定行政管理制度、流程和規(guī)范。
2. 定期評估行政管理制度和流程的有效性,根據(jù)事務(wù)所發(fā)展戰(zhàn)略和實際運營情況,及時提出改進方案并組織實施,持續(xù)優(yōu)化行政管理體系,提高行政管理效率和質(zhì)量。
3. 負(fù)責(zé)公司辦公場地的規(guī)劃、租賃、裝修及維護管理,確保辦公環(huán)境舒適、安全、符合公司形象要求,并合理控制辦公場地相關(guān)費用。
4. 統(tǒng)籌管理公司行政資產(chǎn),包括辦公設(shè)備、家具、辦公用品等的采購、登記、調(diào)配、維護、報廢等全生命周期管理,建立完善的資產(chǎn)臺賬,定期進行資產(chǎn)清查盤點,確保資產(chǎn)安全完整、賬實相符,提高資產(chǎn)利用率,降低資產(chǎn)損耗。
5. 組織和協(xié)調(diào)公司各類會議、活動的策劃與實施。確保會議和活動的順利進行,提高會議和活動的質(zhì)量與效果,促進公司內(nèi)部溝通與協(xié)作。
6. 負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔、保管等工作,建立健全文件檔案管理體系,確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。
7. 負(fù)責(zé)公司前臺接待工作的管理,指導(dǎo)前臺接待人員做好訪客接待、電話轉(zhuǎn)接、郵件收發(fā)等日常工作,樹立事務(wù)所良好的對外形象;同時協(xié)調(diào)處理事務(wù)所員工的各類行政事務(wù)咨詢與投訴,提供及時、有效的行政服務(wù)與支持。
8. 部門內(nèi)部管理與培養(yǎng)及部門間協(xié)作。
任職資格:1. 本科及以上學(xué)歷,管理類相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2. 具有15 年以上行政管理工作經(jīng)驗,其中5年以上行政總監(jiān)或同等管理崗位工作經(jīng)驗,有大型企業(yè)或集團公司行政管理經(jīng)驗者優(yōu)先考慮。
3. 具備豐富的行政管理知識和經(jīng)驗,熟練掌握行政管理體系建設(shè)、制度流程優(yōu)化、資源管理、團隊管理等方面的專業(yè)技能。
4. 具有出色的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力、決策能力和問題解決能力,能夠有效地組織和協(xié)調(diào)各類行政資源,處理復(fù)雜的行政事務(wù)和突發(fā)情況,確保公司內(nèi)部運營的高效有序。
5. 具備較強的文字撰寫能力和語言表達(dá)能力。
6. 具有高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神,具備較強的團隊合作精神和服務(wù)意識,善于溝通協(xié)調(diào),能夠與不同部門、不同層級的人員建立良好的合作關(guān)系,共同推動公司行政工作的順利開展。
7. 具有較強的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新思維,能夠不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能,關(guān)注行業(yè)發(fā)展動態(tài)和行政管理領(lǐng)域的最新趨勢,積極探索和創(chuàng)新行政管理模式和方法,為事務(wù)所的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)與支持。
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